Assistenz der Geschäftsführung/ Teamassistenz m/w/d

Unbefristeter Vertrag - Kassel

Assistenz der Geschäftsführung/ Teamassistenz m/w/d

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Aufgaben

⦁ Selbstständige Unterstützung der Geschäftsführung
⦁ Führung der internen und externen Korrespondenz
⦁ Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Events
⦁ Absprache und Zusammenarbeit mit der Konzernzentrale in Paris
⦁ Planung und Ausrichtung von Meetings, Workshops und Telefonkonferenzen (Sicherstellung der dafür benötigten Infrastruktur)
⦁ Aktionsplanung und –Verfolgung im Bereich Geschäftsführung
⦁ Erstellung von Präsentationen (Französisch, Englisch, Deutsch)
⦁ Travelmanagement und Reisekostenabrechnung (spezifische IT-Systeme)
⦁ Organisation des Fuhrparkmanagements
⦁ Übernahme und Betreuung von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung und der oberen Führungsebene

Profil

⦁ Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder nachweisbare Qualifikationen
⦁ Einschlägige Berufserfahrung im Bereich der beschriebenen Tätigkeit ist erforderlich
⦁ Englisch und Französisch fließend in Wort und Schrift
⦁ Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
⦁ Zuverlässigkeit sowie Belastbarkeit
⦁ Eigenständige, termingerechte und zielgerichtete Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

Erläuterungen zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die mgw Service GmbH & Co. KG und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die

mgw Service GmbH & Co. KG

Geschäftsführer: Michael Lautenbach

Potsdamer Straße 9

34134 Kassel

Telefon: +49 561 510577 0

Telefax: +49 561 510577 299

E-Mail: info@mgwservice.de

Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Jochen König (Moore Rhein-Ruhr GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft), erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter datenschutz@mgwservice.com.

 

Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

 

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze wie akademische Grade/Titel, Staatsangehörigkeit und Personal- und Kontonummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews sowie etwaige Leistungsbewertungen, Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten). Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben.

 

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung durch die Arbeitsagentur, Recruiting-Dienstleister, Unternehmensverbund) erhalten haben. Die hierbei von Dritten an uns übermittelten Kategorien von personenbezogenen Daten sind in aller Regel mit den oben genannten identisch, sofern Sie diesen Stellen die entsprechenden Daten zuvor mitgeteilt haben.

 

Darüber hinaus verarbeiten wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ggf. personenbezogene Daten aus frei verfügbaren Quellen mit beruflichem Bezug, bspw. aus Xing oder LinkedIn.

 

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, AGG, etc.).

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt. Im Ergebnis ist die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Sofern Sie uns solche Kategorien personenbezogener Daten freiwillig mitgeteilt haben, deren Verarbeitung für die Entscheidung über die Einstellung nicht erforderlich ist, so erfolgt die Erhebung und Verarbeitung auf Basis Ihrer mit der Übermittlung erteilten Einwilligung. Diese Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und der Verarbeitung widersprechen. In diesem Falle werden die betreffenden personenbezogenen Daten löschen.

Ihre Bewerberdaten werden jederzeit vertraulich behandelt. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weitergeben, wenn dies zur Begründung und/oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist oder wir per Gesetz, z.B. im Rahmen von Strafverfolgungsmaßnahmen, hierzu verpflichtet sind. Sollten wir ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, so führen wir gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO einen Kompatibilitätstest durch um festzustellen, ob der neue nicht genannte Zweck mit dem ursprünglichen Zweck kompatibel ist. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie über den anderen Zweck und über alle anderen maßgeblichen Informationen informieren.

 

Wer bekommt Ihre Daten?

 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. zuständiger Geschäftsführer, Personalverantwortlicher und zugehöriger Teamleiter) Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln. Hierzu zählen insbesondere unsere Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (Host- und Serviceprovider).

 

Bewerben Sie sich auf eine höherwertige Stelle, behalten wir uns vor, Ihre personenbezogenen Daten an unsere Konzernmutter Akiem Group, Eurosquare 1, 151-161, boulevard Victor Hugo, CS 60001, FR-93452 Saint-Ouen Cedex weiterzuleiten. In diesem Fall werden wir Sie noch einmal gesondert über die diesbezügliche Datenverarbeitung informieren.

 

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

 

Sie können unter der o.g. Adresse kostenlos Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

 

Widerspruchsrecht

 

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens setzen wir als verantwortungsbewusstes Unternehmen keine automatisierten Einzelentscheidungen ein (z.B. Software-gestützte Bewerberauswahl).

 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

 

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

 

Die Aufbewahrung für diesen Zeitraum dient der Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen (insbesondere aus dem AGG) und stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

 

War Ihre Bewerbung erfolgreich, verarbeiten wir die von Ihnen uns übermittelten Daten weiter für das anstehende Beschäftigungsverhältnis. Über die Datenverarbeitung im Rahmen des sodann folgenden Arbeitsvertrags werden wir Sie bei Einstellung gesondert informieren.

 

Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten 24 Monate lang in unserer Bewerberdatenbank verarbeiten, sofern hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

 

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

 

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR.

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

 

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

 

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können.

 

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

 

Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige und federführende Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

 

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Postfach: 3163

65021 Wiesbaden

Kontakt/E-Mail: https://datenschutz.hessen.de/print_panel?nid=6

 

Diese Hinweise entsprechen dem Rechtsstand vom 25. Mai 2018. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften oder der Rechtsprechung anzupassen.

Ich habe die allgemeinen Nutzungsbedingungen und die Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiert.

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